メールでファイルを絶えず共有している場合は、煩雑になる可能性があります。同じプロジェクトの異なるバージョンがメールで互いに合格し、ハードドライブはチームとして作業してきたものにエキゾチックな名前の変更されたアップデートで埋め尽くされます。
しかし、オフィススペースのお金を節約し、同僚がオフィスに縛られるのではなく、業界で起こっていることの一部となり、場所に関係なく最高の専門家と協力することができるため、多くのデジタル組織にとってリモートが最良の方法です。
だから、電子書類に行き詰まり、時折大きなファイルドロップのためだけにGoogleドライブを使用するのではなく、あなたのオフィス全体をクラウドに移動してみてはいかがでしょうか?
派手なファイリングキャビネット以上のもの
Googleドライブの水域にまだ深く手を振っていない人は、ファイル共有サービスに過ぎないと考える傾向があります。しかし、ドライブは他のシートとシームレスに統合されています。
そして、これらのサービスは、GoogleのライバルからMicrosoft Officeに期待されるようなパフォーマンスを提供するだけでなく、多くの追加機能も追加します。Googleは、マイクロソフトが近年欠けている技術に対する最先端のアプローチを維持しているので、従来のツールよりも使いやすさを優先するあらゆる種類の機能やガジェットがドライブに隠されています。
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残念ながら、「隠された」という言葉にすぎません。Googleドライブのボンネットの下で起こっていることの多くは、Officeで育ったので、それ以上何も期待することなく、同じ方法でドキュメントやスプレッドシートを使用するのは簡単すぎるので、ユーザーによって見逃されています。
この新機能は、これらの隠された機能のいくつかを示しているので、デジタルビジネスで機能させる方法を理解し始めることができます。
クラウド内のドキュメント
Googleのクラウドストレージの力の一部は、あなたがそこにそんなに多くを保つことができるということです。あなたは年間わずか数ドルで100GBをつかむことができます。Googleは、作成した複数のバージョンのファイルにしがみつくことができるのです。
はい、あなたとあなたの遠くの同僚が作業している間、あなたの目の前でDocsファイルが更新され、リアルタイムで保存されていることがわかります。しかし、あなたはファイル>バージョン履歴をクリックして、これらの中間バージョンをすべて見つけることができることを知っていましたか?これにより、メタデータを簡単にチェックし、必要に応じて復元できるタイムスタンプ付きバージョンのリストが表示されます。
多くの編集を行うプロジェクトで作業している場合は、ストレージ内のバージョンの名前を変更して参照しやすくすることもできます。
ドキュメントは、他の形式でも機能します。MS Word ドキュメントをドライブにアップロードし、開くだけで Google ドキュメントに変換できます。または、Google ドキュメントを Word ドキュメントとして保存し、デスクトップで使用するためにダウンロードすることもできます。さらに、ファイルをpdfに変換したり、ワードプロセッサでPDFや画像を編集することができます。
しかし、Docsが本当に自分自身に入ってくるところは、それが関連する方法です.たとえば、Google は現在、多くの専門家向けの翻訳ソフトウェアです。そのため、当然、ドライブ内の別の言語にドキュメントを翻訳することができます。共有言語のないリモートの同僚と仕事をしているときや、異なる人口統計のために作成したソーシャルメディアコンテンツを配信する場合に最適です。
Docsは非常に強力な音声ディクテーションサービスを持っているので、すべてを聞くGoogleの不気味な能力は、あなたの好意で動作します。質問時に言ったすべての単語を認識して書き起こすだけでなく、音声コマンドを使用して書式を追加したり、ドキュメント内を移動したりできます。あなたが本当に大胆であれば、あなたがテーピングした話や会議を書き写すためにそれを使用しようとすることさえできます!
シートの下で
もちろん、仕事がすべて楽しいわけではありませんし、時には数字もクランチする必要があります。(さて、いくつかの変人は、この楽しみを見つける)。ありがたいことに、Excel のクラウドベースの代替機能として機能し、改善が行われます。もちろん、ドライブやドキュメントと完全に統合されているので、Office スイート内で Excel を使用していたのと同じように、新しいシステムで使用できます。
いくつかの点で、シートも Excel よりも少し使えます。たとえば、日常的なユーザーでない場合は、関連するセルを選択して[Explore]を押して、実行する最も適切な計算に関するさまざまなオプションを提供できることを嬉しく思います。
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スプレッドシートにデータのリームとリームが保存されている場合にレコードを簡単に移動できるように、QR コードを作成できます。また、シートの1つで何かが変更された場合に電子メール通知を送信するように設定することもできます。
あなたの会社の財務記録とビジネスプランをクラウドに置くという考えがあなたを心配するならば、恐れることはありません!もちろん、必要に応じてリモートのクルー間でプロジェクトを共有することもできますが、特定の部分を見たい人だけが共有できるように、分レベルでプライバシー設定を変更することもできます。
クラウドに上る準備はできましたか?それのために行く!
Googleドライブパワーユーザーになる方法 – インフォグラフィック