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中小企業が Microsoft Excel を使用してソフトウェアとツールのコストを節約する 12 の方法 (インフォグラフィック) / Microsoft

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職場の多くの人々にとって、Microsoft Excelを含む何かをするように求められる以上に、心に恐怖を与えるものはほとんどありません。無限の列や数字の行から非常に複雑な式まで、スプレッドシート地獄で午後全体を失い、あなたが始めたときよりも何らかの形でフィニッシュラインから遠く離れて現れるのは簡単です。

しかし、Excelは1980年代から理由があり、それは非常に便利で驚くほど柔軟です。現在使用しているすべてのタスクに使用できるだけでなく、実行できる重要なビジネスプロセスが多くあります。もちろん、これらすべてに対して、あなたのためにそれを行う特別なソフトウェアがありますが、これらは高い価格で来て、多分中小企業のために本当に必要ではありません。

そこでExcelが入ってくるのです。

会計管理からプロジェクト管理、人事、給与計算まで、Excel ができることはたくさんあります。以下に、Excel を使用する方法をすべて紹介します。

会計・財務

会計と財務で働く人は、最も複雑なプロセスのいくつかに使用する可能性のあるより強力なツールを持っていても、すでにこの特定のソフトウェアに慣れています。ただし、適切なテンプレートや数式を使用して Excel が実行できるすべてのことを正確に認識していない場合があります。たとえば、お金のトラブルに巻き込まれないようにしたい中小企業にとって非常に重要なツールである効果的なキャッシュフロー予測スプレッドシートを作成するのは驚くほど簡単です。

あなたが含める必要があるのは、毎月の開残高、収入、支出、決算残高であり、数ヶ月にわたってキャッシュフローを追跡し、問題になる前に心配な傾向を見つけることができます。また、合計予算、収益、原価、および税を入力して、Excel で損益計算書を作成することもできます。一方、請求書は、Word 文書をフローティングにするのではなく、Excel で財務プロセスを維持する場合の標準化されたテンプレートを簡単に作成できます。

人事および給与計算

財務プロセスといえば、給与計算よりも重要なものはほとんどありませんが、スタッフが非常に迅速に不足します。したがって、エラーの余地が大きいビジネスの一部ではないので、ほとんどの大企業は専門的なソフトウェアに依存していますが、給与計算に関するスタッフの数が少ない場合は、Excelにツールがあります。従業員の賃金と税金の情報、休暇、残業、病気の支払いの詳細を使用すると、毎月何を支払うべきかを計算できます。その情報を使用して、使用する支払いタブを作成することもできます。



Excel に転送できるのは給与計算機能だけではありません。ビジネスを運営する際には、スタッフがいつ休暇を取るのかを知り、それを単一のビューで把握することは、人手不足にならないように忙しい期間を追跡するのに役立ちます。もちろん、これを行うためにSaaSソリューションを支払うことができますが、休暇プランナーとExcelで非常に簡単に行うことができますが、タイムカードを使用して残業や病気の支払いのために勤務時間を追跡することもできます。

組織とプロジェクト管理

タイムカード テンプレートは、プロジェクト管理の目的で使用して、タスクに費やされた時間を追跡したり、内部の理由で追跡したり、完了した作業についてクライアントに正確に課金したりするために使用することもできます。スプリントの優先度の設定、進捗状況の追跡、使用時間の管理など、プロジェクトの実行方法を効果的に管理するためのかんばんボードを作成するなど、Excel を使用できるプロジェクト管理タスクは他にもたくさんあります。

進捗状況はプロジェクトの進捗状況を追跡できるだけでなく、作業の実際のコストに照らして追跡された材料を使用して、開始日から終了日まで、Excel で予算を管理および予測することもできます。プロジェクトがオーバーランし始めると、これが予算にどのような影響を与えているかを注意深く見守る必要がありますが、この謙虚なスプレッドシートはあなたのためにすべてを行うことができるので、ソフトウェアに余分な費用を費やす必要はありません。

もう 1 つの潜在的にコストのかかるビジネス ツールは CRM で、さまざまなソリューションを使用して試してみる必要がありますが、日常的に更新する連絡先が何千もない小規模なビジネスでは、実際に支払う必要があるかどうかが問題になります。Excel は、簡単にアクセスして編集可能な必要があるすべての潜在顧客情報を使用して CRM として機能できます。

在庫・設備

物理的な製品を販売または採用しないビジネスであれば、追跡する必要があるとは思わないかもしれません。しかし、机、椅子、コンピュータだけでも、すべての企業に機器があり、その維持と交換に関する意思決定を支援するために、条件と価値の観点から追跡する必要があり、スプレッドシートで行うことができます。



また、一次方法を使用して、耐用年数の相関と、その残存価額とコストを確認することで、設備または在庫の減価償却費を経時に追跡および予測することもできます。別の用途は、単価、在庫数量、並べ替えレベル、日数単位の並べ替え時間などの数値を含めて更新することで、倉庫内の在庫を追跡することです。

エクセルのヒントとコツ

Excel を使用する方法をいくつか見てきましたが、実際に Excel を使用する方法を改善するためのヒントをいくつか紹介します。
あなたは実際にExcelを愛するようになることはありませんが、すべてのタスクとプロセスを見ることができたので、それを行うためにどれだけのお金を節約できるかを考えた後、あなたはそれがその用途を持っていることを認めなければなりません。では、最初にセットアップを開始するのはどれですか?

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